Mijn vennootschap in het UBO-register: een praktische stand van zaken

18 Feb 2019

Een uiteindelijk begunstigde is "de natuurlijke perso(o)n(en) die de uiteindelijke eigenaar is (zijn) van of zeggenschap heeft (hebben) over de cliënt, de lasthebber van de cliënt of de begunstigde van levensverzekeringsovereenkomsten en/ of natuurlijke perso(o)n(en) voor wiens/wier rekening een verrichting wordt uitgevoerd of een zakelijke relatie wordt aangegaan".

  1. Wie is de zogenaamde 'Ultimate Beneficial Owner' of 'UBO'?

Er bestaan voor vennootschappen drie categorieën van UBO's. De eerste twee categorieën gelden cumulatief en moeten bij elke vennootschap worden onderzocht.

 

Categorie I:

iedere natuurlijke persoon die meer dan 25 % van (i) de stemrechten of (ii) de aandelen of (iii) het kapitaal, rechtstreeks dan wel onrechtstreeks, aanhoudt in de vennootschap'-.

 

  • Op rechtstreekse wijze:

Een natuurlijk persoon kan op rechtstreekse wijze kwalificeren als een uiteindelijk begunstigde van een informatieplichtige wanneer hij/zij rechtstreeks eigenaar is of zeggenschap heeft over de informatieplichtige. Men kan dus op rechtstreekse wijze kwalificeren als een UBO van een informatieplichtige zodra men ofwel eigenaar is van aandelen (ongeacht of dit volle eigendom, naakte eigendom of vruchtgebruik betreft, zie infra), ofwel men stemrechten heeft in de informatieplichtige, en dit meer dan 25 % bedraagt.

Voorbeeld: bvba X heeft drie aandeelhouders: Sam voor 30 % van de aandelen, Jan voor 20 °k en Sarah voor 50 °k. Sam en Sarah zijn op rechtstreekse wijze UBO van bvba X, enkel zij hebben immers een directe deelneming van meer dan 25 °k.

 

  • Op onrechtstreekse wijze

Een natuurlijke persoon kan op onrechtstreekse of indirecte wijze kwalificeren als een uiteindelijke begunstigde van een informatieplichtige wanneer hij/zij via één of meerdere (tussenliggende) juridische entiteiten de eigenaar is of zeggenschap heeft over de informatieplichtigel. Hierbij spreekt men van een 'keten van eigendom'. Deze 'indirecte' controle moet op twee verschillende wijzen worden geverifieerd:

 

  1. Wanneer een tussenliggende entiteit meer dan 25 % van de aandelen of stemrechten bezit
    van de informatieplichtige én een natuurlijke persoon een meerderheidsbelang heeft in deze tussenliggende entiteit (dit wil zeggen meer dan 50 % van de stemrechten en de aandelen). Het kan een rechtstreeks meerderheidsbelang zijn, dan wel een keten van eigendom'.
    Voorbeeld: bvba X heeft twee aandeelhouders, enerzijds Jan voor 20 % en anderzijds de nv Y voor 80 %. De aandeelhouders van de nv Y zijn Tom voor 70 °k en Sarah voor 30 %. In dit voorbeeld is Jan opnieuw geen UBO. Tom is UBO van nv Y (hij heeft een rechtstreekse participatie van meer dan 25 %). Tom is tevens UBO van bvba X, aangezien hij een meerderheidsbelang heeft in nv Y, die meer dan 25 % bezit van bvba X. Sarah is geen UBO van bvba X, aangezien zij geen meerderheidsbelang heeft in de nv Y.
     
  2. De tweede mogelijkheid bestaat erin dat de gewogen waarde van de deelneming van een natuurlijke persoon in de aandelen of rechten van de informatieplichtige, via tussenliggende entiteiten in een keten van eigendom, meer dan 25 % bedraagt.

Voorbeeld: zelfde voorbeeld als bij de eerste methode. De gewogen deelneming van Tom bedraagt 56 % (70 % x 80 %), en is dus UBO van bvba X. De gewogen deelneming van Sarah bedraagt 24 % (30 % x 80 °k), en is dus ook volgens deze methode geen UBO van bvba X.

Een natuurlijke persoon die op basis van één van beide methodes kan worden gekwalificeerd als een UBO, moet worden geregistreerd als de UBO van de informatieplichtige in het UBO-register.

 

Categorie II: Op basis van andere middelen

De tweede categorie is iedere natuurlijke persoon die feitelijke zeggenschap heeft over de vennootschap via andere middelen (bijvoorbeeld de personen die het recht om de meerderheid van het bestuurs-, beleids- of toezichthoudend orgaan van de vennootschap te benoemen/ontslaan, vetorechten uitoefenen, aandeelhoudersovereenkomst ...).

Voorbeeld: Sarah, Tom en Jan zijn aandeelhouder van bvba X, doch elk slechts Oor 21 %. De overige aandeelhouders hebben samen 37 %Ivan bvba X. Sarah, Tom en Jan hebben wel een aandeelhoudersovereenkomst waarin wordt bepaald dat zij drie gezamenlijk de controle uitoefenen over bvba X. Zij wol-den gekwalificeerd als 'gegroepeerde uiteindelijke begunstigden'.

 

Categorie III: Hoger leidinggevend personeel, indien er geen personen onder categorie I of categorie II kunnen worden gekwalificeerd.

De zogenaamde restcategorie is iedere natuurlijke persoon die tot het hoger leidinggevend personeel van de vennootschap behoort. Deze categorie kan enkel worden gekozen als géén van de eerste twee categorieën kon worden geïdentificeerd, of indien er twijfel zou bestaan omtrent de juiste UBO. Desgevallend zal er ook bewijs moeten worden geleverd van de stappen die werden ondernomen om desinformatie te verkrijgen en de redenen waarom deze informatie niet kon worden verkregen.

Enkel functionarissen of werknemers met voldoende kennis van de blootstelling van hun instelling aan het WG/FT-risico8 en die een voldoende hoge hiërarchische positie bekleden om beslissingen te nemen die van invloed zijn op die blootstelling, zonder dat het noodzakelijk gaat om een lid van het wettelijk!bestuursorgaan9.

Voorbeeld: Sarah, Torn, Jan en Mieke zijn aandeelhouder van bvba X, doch elk voor 25 °k. Geen van hen is zaakvoerder, dat is immers de broer van Sarah, met name Willem. Hij heeft geen aandelen. Noch Sarah, Tom, Jan of Mieke is UBO van bvba X: geen van hen heeft een deelneming van meer dan 25 %. Zij hebben tevens geen overeenkomst gesloten om gezamenlijke controle uit te oefenen. Zodoende zal het hoger leidinggevend personeel, met name Willem als' zaakvoerder, moeten worden beschouwd als UBO van bvba X.

 

  1. Welke informatie moet er over de UBO worden meegedeeld?

 

De vennootschappen (i.e. de informatieplichtige) moeten volgende informatie meedelen aan het UBO-register voor elk van hun uiteindelijke begunstigden"):

1° Naam;

2° Eerste voornaam

3° Geboortedag;

4° Geboortemaand

5° Geboortejaar;

6° Nationaliteit

7° Land van verblijf;

8° Volledige verblijfplaats

9° De datum waarop hij uiteindelijke begunstigde van de vennootschap is geworden;

10° Rijksregisternummer;

11 ° De categorie(ën) van personen waartoe hij/zij behoort;

12° De één of meerdere categorieën waartoe hij/zij behoort, afzonderlijk of samen met anderen;

13° Of het gaat om een rechtstreekse of onrechtstreekse uiteindelijke begunstigde;

14° Indien het gaat om een onrechtstreekse uiteindelijke begunstigde, het aantal tussenpersonen en de identificatiegegevens voor elk van hen (minstens de naam, oprichtingsdatum, handelsnaam, rechtsvorm, het adres van de maatschappelijke zetel en het ondernemingsnummer);

15° De omvang van het uiteindelijke belang in de vennootschap (voor wat betreft een rechtstreekse uiteindelijke begunstigde het percentage stemrechten of aandelen in de vennootschap, voor wat betreft een onrechtstreekse uiteindelijke begunstigde de gewogen percentages van de aandelen of stemrechten in de uiteindelijke begunstigde).

 

De informatieplichtige moet bovenstaande informatie ten minste jaarlijks bijwerken, indien nodig.

 

  1. Wie heeft recht op toegang tot het UBO-register?

Voor wat betreft de informatie opgenomen in het UBO-register wordt de toegang verleend aan drie categorieën:

1° de bevoegde autoriteiten (inclusief de fiscale);

2° entiteiten onderworpen aan de bepalingen van de Wet van 18 september 2017, in het kader van hun verplichting inzake waakzaamheid ten aanzien van cliënten (de zogenaamde 'onderworpen entiteiten') (bijvoorbeeld belastingconsulenten, advocaten, notarissen ...);

3° elke burger.

Zoals reeds vermeld in onze eerdere bijdrage, was het initieel de bedoeling dat enkel personen met een "legitiem belang" toegang zouden krijgen tot de informatie in het UBO-register. Door nu reeds elke burger toegang te verlenen tot het UBO-register, heeft de Belgische wetgever zich meteen in regel gesteld met de bepalingen van de vijfde antiwitwasrichtlijn12 (die uiterlijk tegen 10 januari 2020 moet worden omgezet in Belgisch recht). De toegang tot het register voor de tweede en derde categorie is onderworpen aan de betaling van een administratieve kost (waarvan het bedrag en de betalingsmodaliteiten nog verder moeten worden vastgelegd).

 

  1. Wie kan welke informatie consulteren?

De informatie die een burger kan consulteren, wordt wettelijk beperkt tot de volgende informatie van de UBO":

  • Achternaam;
  • Geboortemaand;
  • Geboortejaar;
  • Nationaliteit(en);
  • Land van verblijf;
  • Datum waarop hij uiteindelijke begunstigde van de informatieplichtige is geworden;
  • De categorie(ën) van personen waartoe hij/zij behoort; De één of meerdere categorieën waartoe hij/zij behoort, afzonderlijk of samen met anderen;
  • Of het gaat om een rechtstreekse of onrechtstreekse uiteindelijke begunstigde;
  • Indien het gaat om een onrechtstreekse uiteindelijke begunstigde, het aantal tussenpersonen en de identificatiegegevens voor elk van hen;

 

De omvang van het uiteindelijke belang in de vennootschap.

Zodoende kan een burger de volledige naam, de geboortedag, het rijksregisternummer en het volledige verblijfsadres niet achterhalen. De eerste twee categorieën van toegangsgerechtigden, met name de bevoegde autoriteiten en de onderworpen entiteiten, hebben wel volledige toegang tot de informatie in het UBO-register.

De Administratie van de Thesaurie ziet er tevens op toe dat de raadpleging van het UBO-register gebeurt zonder dat de betrokken informatieplichtigen of hun UBO's daarvan worden verwittigd.

 

  1. Afwijking op toegankelijkheid aanvragen

Iemand die als UBO van een vennootschap wordt gekwalificeerd kan aan de Administratie van de Thesaurie verzoeken om de toegang tot alle of een gedeelte van de informatie over hem/haar in het UBO-register te beperken. Dit verzoek zal per geval en na gedetailleerde analyse van het uitzonderlijke karakter van de omstandigheden al dan niet worden toegestaan'4. Indien dit verzoek wordt toegestaan, dan zal de beperking vanzelfsprekend niet gelden ten aanzien van de bevoegde autoriteiten15. Deze beperking heeft enkel en alleen betrekking op de zichtbaarheid van de geregistreerde informatie en in geen geval op de verplichting zelf om deze informatie te registreren.

 

  1. Enkele onduidelijkheden

Burgerlijke maatschap:

Aangezien maatschappen onder het toepassingsgebied van het Wetboek van Vennootschappen vallen, worden zij in principe net als andere vennootschappen onderworpen aan de wettelijke verplichting om de nodige gegevens omtrent hun UBO's op te nemen in het UBO-register.

In de praktijk is er onduidelijkheid ontstaan over wie juist als UBO kan worden gekwalificeerd in de situatie waarbij aandelen, van een (werk- of holding)vennootschap werden ingebracht in een burgerlijke maatschap". De maatschap bezit immers geen rechtspersoonlijkheid en heeft zodoende ook geen afgescheiden vermogen, waardoor het vermogen van de maatschap de facto een rechtstreekse onverdeeldheid betreft tussen de verschillende 'maten'. Hoe moet in dit geval de UBO worden onderzocht en wie kan kwalificeren als UBO? Enige verduidelijking zou volgen in de nieuwe FAQ van de FOD Financiën.

Gemeenschappelijk huwvermogen

In het wettelijke stelsel van scheiding van goederen met een gemeenschap van aanwinsten kunnen de aandelen tot de huwgemeenschap van de echtgenoten behoren.

In die situatie kunnen de aandelen volledig gemeenschappelijk zijn (beide echtgenoten worden tevens vermeld in het aandeelhoudersregister) ofwel dient de opsplitsing te worden gemaakt tussen de lidmaatschapsrechten die slechts bij één echtgenoot berusten en de vermogenswaarde die tot de huwgemeenschap behoort (wat in de praktijk vaak het geval is). Welke echtgenoot moet dan als UBO worden aangegeven?

Is dat de echtgenoot op wiens naam de aandelen in het aandeelhoudersregister zijn ingeschreven omdat de lidmaatschapsrechten hem eigen zijn, of is het de huwgemeenschap omdat de vermogenswaarde van de aandelen gemeenschappelijk is?

Er wordt aangenomen dat de Algemene Administratie van de Thesaurie geen onderscheid zou maken tussen aandelen die tot het huwvermogen behoren en deze die daar niet toe behoren.

De vruchtgebruiker als UBO aanduiden, of toch maar de naakte eigenaar?

Zoals vermeld in onze vorige publicatie, is het niet ondenkbaar dat naar aanleiding van een overdracht in het kader van een vermogensplanning of na een overlijden, aandelen of deelbewijzen van een vennootschap in een vruchtgebruik en naakte eigendom zijn opgesplitst. Hierbij stelt zich de vraag wie in dat geval als UBO dient te worden gekwalificeerd: de vruchtgebruiker kan immers als UBO worden gekwalificeerd op basis van het stemrecht, en de naakte eigenaar op basis van het recht op kapitaal (eigendomsrecht).

Op 3 oktober 2018 werd de minister van Financiën verzocht duidelijkheid te scheppen hieromtrent. De Algemene Administratie van de Thesaurie zou hieromtrent duidelijkheid scheppen door richtlijnen op te stellen waarin zeer specifieke situaties aan bod komen. Tot op heden is dit echter nog niet gebeurd, maar hier zou wel snel verandering in komen.

Inmiddels wordt er wel aangenomen dat wanneer de eigendom van de aandelen gesplitst is in vruchtgebruik en naakte eigendom, én wanneer het deelnemingspercentage van 25 % is overschreden, zowel de naakte eigenaar als de vruchtgebruiker moet worden geregistreerd als UBO van de betrokken vennootschap.

 

  1. Het externe mandaat is beschikbaar!

Een wettelijke vertegenwoordiger van een informatieplichtige kan een derde mandateren om het -UBO-register in zijn plaats in te vullen. Dit kan op twee manieren:

  • Via het interne mandaat of 'Role Management Administration': hierbij kan de wettelijke vertegenwoordiger van de informatieplichtige de rol verlenen aan één van de leden van zijn juridische entiteit om in zijn naam en voor zijn rekening het register in te vullen. Dit interne mandaat is sinds oktober 2018 beschikbaar.
  • Via het externe mandaat: in dit geval verleent de wettelijke vertegenwoordiger een mandaat aan een externe persoon (bv. belastingconsulent, advocaat ...) om de informatie in zijn naam in te vullen. Op 11 januari 2019 werden de externe UBO-mandaten beschikbaar gesteld op de MyMinFin-applicatie. Sindsdien kunnen externe derden dus officieel worden gemandateerd om het UBO-register voor hun cliënten in te vullen.

 

  1. Conclusie

Hoewel nog steeds enkele punten onduidelijk zijn, is het voor elke informatieplichtige aangewezen om reeds de nodige maatregelen te treffen om zich tijdig in lijn te kunnen stellen met 1e wettelijke verplichting van het UBO-register. In dit opzicht zijn volgende stappen aangewezen:

  • Identificeren Van de UBO's en tot welke categorie zij behoren;
  • Het verzamelen van nauwkeurige en gedetailleerde informatie omtrent de UBO's en desgevallend van de tussenliggende juridische entiteiten waarvan de UBO's gebruik maken om zeggenschap uit te oefenen;
  • Het bewaren Van bewijsstukken waaruit blijkt dat de informatie toereikend, accuraat en actueel is;
  • Desgevallend een interne procedure voorzien om er voor te zorgen dat elke wijziging omtrent de UBO's binnen de maand aan het UBO-register kan worden meegedeeld;
  • Ervoor zorgen dat een wettelijke vertegenwoordiger of interne dan wel externe mandataris tijdig de nodige informatie kan' uploaden via MyMinFin naar het UBO-register.

 

 

 

BRON: Accountancy & fiscaliteit nr 5 // 7 februari 2019.